Les destructeurs de documents utilisés dans les entreprises semblent pratiques et efficaces. Mais ils révèlent leurs faiblesses à plusieurs niveaux : mobilisation financière et humaine inutiles, non-respect du RGPD ou encore incapacité à recycler efficacement le papier… Opter pour une solution industrielle externalisée comme celle de Confidentialys apporte une solution pertinente à ces différents problèmes. Explications.
Chronophage, fastidieuse et ingrate : la destruction de documents au sein d’une entreprise ou d’un organisme public n’en reste pas moins une tâche incontournable.
« Personne n'est employé spécifiquement à la destruction de papier, constate Jean Diaz, Directeur de Confidentialys. C'est généralement une corvée confiée à la personne la moins gradée, au dernier arrivé, voire à un stagiaire »
Accomplir cette action obligatoire exige aussi un équipement adapté. Or, l’achat puis l’entretien d’un broyeur de papier représentent un coût important. Sans oublier qu’au quotidien, son utilisation génère du bruit et de la poussière. Autres écueils majeurs : ce dispositif ne permet pas de respecter le RGPD – Règlement général de protection des données – ni de recycler efficacement les déchets papiers générés…
Jean Diaz, directeur de Confidentialys
Le RGDP et la destruction des documents confidentiels
Le RGPD impose en effet aux entreprises de sécuriser les données qu’elles recueillent et traitent.
Les acteurs qui collectent de la data sur papier doivent ainsi
« Fournir la preuve qu'ils ont détruit les documents de manière sécurisée et qu'ils respectent bel et bien le RGPD »
Mais en détruisant les documents en interne, ils ne peuvent pas apporter cette preuve car, en matière de droit, nul ne peut être juge et partie.
La solution : externaliser la destruction de documents confidentiels et la confier à un tiers indépendant qui pourra apporter la preuve de la destruction.
En faisant appel à un prestataire spécialisé comme Confidentialys, les entreprises bénéficient en premier lieu
« De l'engagement d'une personne morale dûment habilitée et dont le site bénéficie de la certification ISO 9001 et ISO 14001 »
Le procédé mis en place par la filiale de Paprec apporte toutes les garanties nécessaires à ses clients, étape par étape. Confidentialys met d’abord à leur disposition des bacs sécurisés en aluminium, dans lesquels ils placent les documents : il devient alors impossible de les retirer. Les équipes de Confidentialys assurent ensuite leur collecte par camions sécurisés et les acheminent vers le site de traitement, équipé d’un système de vidéosurveillance, d’un contrôle d’accès, d’une alarme et d’un gardiennage 24H/24.
La destruction des documents s’effectue alors à l’aide de broyeurs industriels qui assurent un niveau de coupe DIN 3. Ce standard assure d’obtenir des résidus d’une taille telle qu’il devient impossible de reconstituer les données. Pour élever encore plus le niveau de sécurité, Confidentialys pratique le mélange des flux de documents, en provenance de plusieurs sources.
Enfin, l’entreprise délivre à ses clients
« Un certificat de destruction des documents, qui apporte la preuve qu'ils respectent le RGPD »
Des résidus pouvant être recyclés
Autre écueil d’un broyeur de bureaux ? Il hache trop finement les documents, ce qui empêche un recyclage optimal du papier. Sur ce point également, l’offre de Confidentialys apporte une réponse adaptée.
« Notre prestation permet aux entreprises d'atteindre leurs objectifs en matière de recyclage de papier, un point crucial dans une démarche RSE »
