Qu’il s’agisse de documents commerciaux, fiscaux ou comptables, tous contiennent des données personnelles et confidentielles. Pour éviter tout acte frauduleux et protéger l’entreprise comme ses salariés, l’Union européenne a fixé de nouvelles règles autour de l’archivage. Ainsi, les sociétés ont à présent l’obligation de détruire leurs archives de façon sécurisée, en conformité avec le RGPD.
Pour éliminer l’ensemble de vos documents confidentiels, il est fortement conseillé de faire appel à des sociétés spécialisées qui disposent d’un réel savoir-faire. Un gage de qualité et de sécurité tout en respectant les enjeux environnementaux.
‘Recyclez en toute sécurité… et en toute légalité’
Petite ou grande entreprise, le stockage des documents confidentiels est souvent réalisé bien au-delà de la durée minimum obligatoire. Or, cette accumulation peut se révéler coûteuse, peu écologique, voire illégale… Des délais de conservation existent selon leur nature et doivent servir en cas de contrôle de l’administration. Passé ce délai, le RGPD impose la destruction sécurisée des documents qui contiennent des données personnelles sous peine d’une sanction pénale.
Pour vous accompagner, des professionnels qualifiés vous garantissent la destruction et le recyclage de ces déchets ! Prêt pour mettre de l’ordre dans vos archives ?
Commencez par classifier vos archives pour pouvoir distinguer les documents confidentiels de ceux qui peuvent être recyclés de façon classique. Une fois identifiées, organisez vos archives sensibles en fonction de leur nature et de leur délai de conservation. Créez par exemple un dossier pour tous les bulletins de salaire dont la durée d’archivage légale expire en 2021, un autre dossier pour 2022, etc.
Une fois votre tri effectué, les professionnels vous proposeront plusieurs solutions pour détruire et valoriser vos documents administratifs.
‘Une collecte sûre et sur-mesure’
Des collecteurs métalliques, sécurisés par une clé digitale, peuvent être fournis par le spécialiste. Vous y déposez ainsi vos documents sensibles. Ensuite, les conteneurs sont acheminés par des véhicules sécurisés vers des locaux placés sous haute surveillance. Une fois sur le site, les documents sont broyés sous 24 heures et redirigés vers un centre de recyclage pour être revalorisés. Un certificat justifiant de l’enlèvement, du transport et de la destruction de vos documents vous sera alors remis.
Vous souhaitez que les documents soient directement détruits sur le site de votre entreprise ? Des experts disposent d’unités mobiles équipés de broyeurs et réalisent la prestation sur place. Ces professionnels peuvent gérer tout type de document ou supports informatiques confidentiels. Les déchets sont ensuite acheminés vers centre de traitement où ils recyclés. Confidentialys, filiale du groupe Paprec, est spécialisée dans la destruction de documents confidentiels et prend même en charge ceux classés « secret défense ».
Détruire et recycler ses documents confidentiels, deux objectifs parfaitement compatibles ! Renseignez-vous auprès d’un spécialiste certifié et optez pour une solution sécurisée éco-responsable.
